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COLETA E INFORMAÇÕES DE DADOS PESSOAIS NOS CARTÓRIOS DE REGISTROS DE PESSOAS NATURAIS, REGISTROS DE PESSOAS JURÍDICAS E  REGISTROS DE TÍTULOS E DOCUMENTOS, PARA FINS DE APLICAÇÃO DA LEI GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS.

 

– DADOS GERAIS, SEM CONSIDERAR ALGUMAS ESPECIFICIDADES OU EXCEÇÕES –

 

 

ORGANIZAÇÃO EXTRAJUDICIÁRIA EM SANTA CATARINA

Cdojsc e art. 432 CN-CGJ SC

 

SEDE DE COMARCA

 

 

CARTÓRIO 1

1 TITULAR COM AS SEGUINTES ATRIBUIÇÕES QUE DEVEM FUNCIONAR NO MESMO LOCAL (SERVENTIA)

 

REGISTRO CIVIL DE PESSOAS NATURAIS DAS PESSOAS COM ABRANGÊNCIA NO MUNICÍPIO DA SEDE DA COMARCA.

 

ATOS: REGISTROS E CERTIDÕES DE NASCIMENTOS, CASAMENTOS E ÓBITOS DOS RESIDENTES OU POR SER LOCAL DE OCORRÊNCIA. POR SER SEDE TAMBÉM REGISTRA E EMITE AS RESPECTIVAS CERTIDÕES DE INTERDIÇÃO, AUSÊNCIA, EMANCIPAÇÃO, TRASLADOS DE ATOS CIVIS DE BRASILEIROS PRATICADOS NO EXTERIOR (CONSULADOS BRASILEIROS OU REPARTIÇÕES DE ATOS CIVIS ESTRANGEIRAS)

 

REGISTRO CIVIL DE PESSOAS JURÍDICAS COM ABRANGÊNCIA EM TODA A COMARCA

 

ATOS: REGISTROS E CERTIDÕES DAS ENTIDADES PRIVADAS PREVISTAS NO ART. 44 DO CÓDIGO CIVIL. – EMPRESAS, LEIA-SE SOCIEDADES SIMPLES, EIRELI, SOCIEDADE UNIPESSOAL, TODAS NÃO EMPRESÁRIAS.

 

REGISTRO DE TÍTULOS E DOCUMENTOS COM ABRANGÊNCIA EM TODA A COMARCA

 

ATOS: REGISTROS E CERTIDÕES DE CONTRATOS E TODO E QUALQUER DOCUMENTO QUE SE QUEIRA DAR PUBLICIDADE CONTRA TERCEIROS, CESSÕES DE DIREITOS, GARANTIAS DE ALIENAÇÃO FIDUCIARIA, ATAS, ETC. (arts. 127 e 129 da Lei 6015/73)

 

CARTÓRIO 2 (pode haver mais de um na Sede da Comarca)

1 TITULAR COM AS SEGUINTES ATRIBUIÇÕES QUE DEVEM FUNCIONAR NO MESMO LOCAL (SERVENTIA)

 

TABELIONATO DE NOTAS (atribuição na Sede da Comarca)

ATOS: ESCRITURAS E CERTIDÕES, DE NATUREZAS DIVERSAS, RECONHECIMENTO DE FIRMA E AUTENTICAÇÃO DE DOCUMENTOS.

 

TABELIONATO DE PROTESTOS (atribuição em toda a Comarca)

ATOS: PROTESTO DE DOCUMENTOS DE DÍVIDA E OUTROS DOCUMENTOS

 

CARTÓRIO 3

1 TITULAR COM A SEGUINTE ATRIBUIÇÃO COM ABRANGÊNCIA EM TODA A COMARCA OU APENAS NA SEDE, CASO TENHA OUTRO PARA OS MUNICÍPIOS QUE FAZEM PARTE DA COMARCA, MAS NÃO PERTENCEM A SEDE

 

ATOS: REGISTROS E CERTIDÕES RELATIVAS A TRANSFERENCIA DE IMÓVEIS OU DIREITOS REAIS A ELES RELATIVOS

 

 

MUNICÍPIO QUE NÃO É SEDE DE COMARCA

 

CARTÓRIO ÚNICO EM CADA MUNICÍPIO (ALGUNS DISTRITOS TAMBÉM POSSUEM)

 

DENOMINAÇÃO UTILIZADA EM SC PARA ESTAS SERVENTIAS: ESCRIVANIA DE PAZ

 

1 TITULAR COM AS SEGUINTES ATRIBUIÇÕES COM ABRANGÊNCIA NO MUNICÍPIO

 

REGISTRO CIVIL DE PESSOAS NATURAIS DAS PESSOAS

 

ATOS: REGISTROS E CERTIDÕES DE NASCIMENTOS, CASAMENTOS E ÓBITOS DOS RESIDENTES OU POR SER LOCAL DE OCORRÊNCIA.

 

TABELIONATO DE NOTAS

ATOS: ESCRITURAS E CERTIDÕES, DE NATUREZAS DIVERSAS, RECONHECIMENTO DE FIRMA E AUTENTICAÇÃO DE DOCUMENTOS.

 

 

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O INSTITUTO DE REGISTROS DE TÍTULOS E DOCUMENTOS É UMA ASSOCIAÇÃO DE TITULARES QUE CONGREGA O PRIMEIRO CARTORIO CITADO.

 

 

COLETA DE INFORMAÇÕES NO ATENDIMENTO

 

Todo solicitante de serviços deve fornecer dados que são obrigatoriamente coletados pelos Registradores e Tabeliães para a formação de Cadastro do Solicitante – Prov. 63 CNJ e art. 476 e segs CN-CGJSC)

 

Toda parte (pessoa física ou jurídica) nos atos lavrados deve ser amplamente qualificada, na forma do Prov. 63 CNJ.

 

Para a prática dos atos são apresentados os documentos necessários para cada tipo, na forma da lei que regulamenta a prática e de tudo é arquivado cópia ou original, se for o caso. Todo ato, portanto, é lastreado pela formação de cadastro de solicitantes e documentos arquivados fisica e/ou digitalmente relacionados a prática do ato. Exemplo: Registro de Nascimento.

Solicita-se: dados pessoais de qualificação dos genitores, na forma do prov 63 CNJ, coletando-se cópia do documento de identificação e da certidão de casamento, se for o caso de serem casados. Recolhe-se a DNV – Declaração de Nascido Vivo emitida pelo Hospital/Maternidade, onde, além de dados necessários para preenchimento do registro de nascimento, como data, local e nome da mãe, há informações médicas da parturiente.

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ARQUIVAMENTO DAS INFORMAÇÕES

 

Os atos praticados são lavrados em livros, através da alimentação nos sistemas de automação dos Cartórios (art. 447 e segs CNCGJSC). Os sistemas são contratados pelos Titulares, em contratos privados. As empresas contratadas possuem acessos remotos aos sistemas para constantes atualizações, de acordo com demanda normativa ou corretiva.

 

Os atos lavrados em SC, na sua maioria, devem ser gerados, ainda, em meio físico. (art. 467, §1º CN-CGJSC) Poucos estão autorizados a existirem apenas em meio digital. Todo o lastro (documentos que contém informações necessárias para a formação dos Registros) é arquivado em pastas proprias, fisica e/ou digitalmente. (art. 475 CN-CGJSC) Os sistemas dos cartorios, em SC, comportam anexação desses documentos no proprio ato, para arquivamento digital com uso ou não de certificado digital. (não há obirgatoriedade dessa anexação e alguns cartorários optam em não faze-lo em face do custo de backups e por receio de segurança.

 

É obrigatório o uso de backups de segurança, includive em meio virtual (nuvem). Os criterios de segurança das informações foram determinados através do Prov. 74 CNJ.

 

Assim, além do arquivo interno com acesso aos funcionários, dependendo das restrições definidas pelo Titular, há acesso externo efetuado pelas Empresas que fazem manutenção dos sistemas que locam (pagamos mensalidades pelo uso) e também por Empresas que participam do processo de guarda por backup e em alguns casos pela terceirização da digitalização dos acervos. Ainda há acesso dos tecnicos de informatica que prestam assistencia técnica aos equipamentos.

 

INFORMAÇÕES OBRIGATÓRIAS QUE SAEM DO ÂMBITO DA SERVENTIA POR IMPOSIÇÃO NORMATIVA

 

Além de algumas disposições antigas na Lei de Registros Públicos, que criou as primeiras obrigatoriedades de informações a serem prestadas, cada vez mais os Registradores e Tabeliães devem “entregar” dados de todo tipo para outras entidades governamentais ou não.

 

Antes de uma listagem a partir das especialidades (atribuições), o CNJ regulamentou o uso de Centrais Eletrônicas de cada especialidade para que os documentos sejam transferidos por meio digital e também para facilitar a concentração de dados e obtenção de informações coletadas pelos cartorios para outros usos de interesse público.

 

Informações prestadas pelos Oficiais de Registros Civis de Pessoas Naturais:

 

CRC – Central Nacional de Registro Civil – operada pela ARPEN_BR – Associação de Registradores de Pessoas Naturais do Brasil – Prov. 46 CNJ

 

Todos os registros lavrados pelos cartorios de registro civil do país devem ser informados na Central. Ou seja, as informações constantes nos registros são trasladadas através de lotes de registros que os sistemas de automação dos cartórios geram e passam a fazer parte de um banco de dados na CRC Nacional.

 

A CRC (Central) não pode disponibilizar as informações, mas deve criar mecanismos de dados estatísticos e divulga-los. As informações são utilizadas apenas na consulta de Registradores, utilizando-se de chaves publicas (certificado digital) com pre cadastramento e controle de usuario em face do CNS (codigo Nacional de Serventia (numero que cada titular recebe no CNJ). O Registrador pode enviar e solicitar certidões e outros documentos através da central, em arquivos eletronicos e materializa-los para entrega ao cliente. Pelo mesmo meio pode ser enviado procedimento administrativo ou comunicações para anotar obito no casamento que está no outro cartorio, por exemplo. Cada cartorio pode visualizar apenas seus dados, na Central, mas pode fazer busca por nome ou dados de registro em outro cartorio, quando o sistema apenas confirma se o registro é do local ou não, quando então o registrador pode solicitar o envio da certidão ao outro. Pela mesma central há um convenio com a Receita Federal, individual, para gerar CPF ao fazermos um nascimento e para consulta de CPFs. O acesso é sempre pelo certificado digital do Titular ou o de algum funcionario que ele tenha tido autorização da Receita para uso.

 

A CRC intermedia informações para o SIRC. SISTEMA INTEGRADO DE REGISTRO CIVIL – Lei nº 11.977, de 7 de julho de 2009 – Artigos 39 a 41 – Institui o sistema de registro eletrônico e dá outras providências.
Clique aqui para acessá-la. Decreto nº 9.929, de 22 de julho de 2019 – Dispõe sobre o Sistema Nacional de Informações de Registro Civil – Sirc e sobre o seu comitê gestor.

Clique aqui para acessar a íntegra.

Inobstante a CRC coletar e intermediar essas informações, o acesso ao SIRC é obrigatorio e os dados inseridos nele possuem prazo de 1 dia útil.

 

Assim como os Registradores de Pessoas Naturais, existem outras Centrais, para outra especialidades.

 

Prov. 47 CNJ – Central de Registro de Imoveis

 

Prov. 31 CNJ – Central Notarial – CENSEC

 

Prov. 48 CNJ – Central de Registro de Títulos e Documentos e de Pessoas Jurídicas

(Em SC possuímos a Central Estadual pelo Prov. 19/2016 da CGJSC)

 

INFORMAÇÕES OBRIGATORIAS DO REGISTRO CIVIL

 

CRC NACIONAL -em até 10 dias da pratica do ato

SIRC – em até um dia útil da pratica do ato

 

Mensalmente, relações: (art. 574 CN-CGJSC: § 1º dados a serem enviados; § 2º forma de envio)

Justiça Eleitoral – óbitos

Secretaria Municipal de Saúde – Nascimentos e óbitos

Policia Federal – óbitos e casamentos de estrangeiros

Iprev – óbitos de funcionários públicos estaduais

Junta Militar – óbitos de cidadãos entre 18 e 70 anos

Delegacia de Desaparecidos – óbitos de desconhecidos

 

Trimestralmente:

IBGE – nascimentos, casamentos e óbitos

 

Eventualmente:

Qualquer informação demandada por ordem judicial

Certidões para órgãos públicos

 

Solicitações de certidões sem sigilo legal, para qualquer pessoa.

 

Solicitações de certidões com sigilo legal, para o próprio registrado ou seu rep. Legal. (art. 511 do Código de Normas da CGJSC – art. 45 LRP)

 

INFORMAÇÕES OBRIGATORIAS DO REGISTRO DE TÍTULOS E DOCUMENTOS E DO REGISTRO CIVIL DE PESSOAS JURÍDICAS.

 

SINTER – RECEITA FEDERAL  Decreto 8.764 de 10 de maio de 2.016

SISCOAF – situações do Prov. 88 CNJ

 

Eventualmente:

Qualquer informação demandada por ordem judicial

Certidões para órgãos públicos

 

 

REGRA PARA TODOS OS CARTORIOS QUE FAZEM REGISTROS (TABELIONATOS POSSUEM LEI PROPRIA)

 

LEI 6015/73

CAPÍTULO IV
Da Publicidade

Art. 16. Os oficiais e os encarregados das repartições em que se façam os registros são obrigados:

1º a lavrar certidão do que lhes for requerido;

2º a fornecer às partes as informações solicitadas.

Art. 17. Qualquer pessoa pode requerer certidão do registro sem informar ao oficial ou ao funcionário o motivo ou interesse do pedido.

 

SELO DIGITAL DE FISCALIZAÇÃO – PODER JUDICIARIO DE SANTA CATARINA

Todos os atos lavrados pelos cartorários são enviados para o Portal do Selo Digital com as informações que são definidas pelo Tribunal. (Art. 518-E, em especial seus §§ e arts seguintes).

 

Cristina Castelan Minatto

Membro da Comissão Diretora – Gestora da Central RTDPJSC